Как выбрать CRM для малого бизнеса: 9 вопросов перед покупкой

CRM выбирают надолго: через полгода в ней будет вся история клиентов, и переезжать станет неприятно. При этом рейтинги и сравнительные таблицы мало помогают. Почти во всех CRM есть список клиентов и какие-то отчёты. Разница становится видна, только когда начинаешь в них работать.

Ниже девять вопросов, которые стоит задать себе и продавцу CRM. Они помогут отсеять лишнее до того, как вы потратите месяц на внедрение.

1. Какую проблему вы решаете

У каждой компании своя главная боль. Одни теряют заявки с сайта, у других менеджеры забывают перезвонить, третьи не понимают, кто из клиентов должен денег. От этого зависит, какие функции важны. Если заявки теряются, нужна форма для сайта и понятный список новых обращений. Телефония и рассылки в этом случае подождут.

Запишите две-три проблемы на листке. В пробный период вы будете проверять CRM именно по ним.

2. Сколько человек будет работать

Цена почти всегда зависит от пользователей, но считают её по-разному. Одни системы берут плату за каждого сотрудника, другие — за команду до определённого размера. Возьмём компанию из пяти человек. При цене 900 ₽ за пользователя выходит 4 500 ₽ в месяц. Тариф «команда до пяти человек» за 1 099 ₽ в месяц стоит вчетверо меньше, хотя в рекламе обе цены выглядят похоже.

Посчитайте, кому нужен доступ сейчас и сколько людей будет через год.

3. Сколько займёт внедрение

Задайте продавцу прямой вопрос: через сколько дней менеджеры смогут работать? Ответ «нужен интегратор и три недели настройки» для малого бизнеса — тревожный знак. В простой CRM работают с первого дня, донастройка занимает часы.

4. Подходит ли система под вашу нишу

Зарегистрируйтесь и посмотрите на этапы и поля сразу после входа. Агентство недвижимости, которое видит «сделки» и «лиды», будет всё переименовывать само, а потом объяснять агентам, что такое лид.

В Витамин CRM при регистрации выбирается направление: продажи, недвижимость, услуги, туризм, юристы, ремонт и строительство. Настройки под нишу появляются сразу, их можно поправить.

5. Как заявки попадут в CRM

Готовая форма, вебхук для Тильды или API — чем проще подключить сайт, тем выше шанс, что вы это сделаете в первую же неделю. Варианты подробно разобраны в статье про интеграцию CRM с сайтом.

6. Удобно ли работать с телефона

Это важно, если сотрудники много ездят: агенты, замерщики, выездные мастера. Откройте CRM на телефоне в первый день и попробуйте найти клиента, отметить встречу и завести новую заявку. Если приходится приближать экран двумя пальцами, менеджеры начнут откладывать записи на вечер. А вечером забудут.

7. Кто что видит

Минимум — менеджер видит своих клиентов, руководитель видит всех. Без этого любой сотрудник может выгрузить всю базу в день увольнения.

8. Можно ли забрать данные

Когда-нибудь вы можете захотеть сменить систему. Узнайте заранее, как выгрузить клиентов и договоры. Хороший ответ — файл CSV или Excel в пару кликов, без писем в поддержку.

9. Сколько это будет стоить через год

Сложите тариф на нужное число людей, платные модули, внедрение и доплаты за интеграции. Бывает, что система дёшева на старте, а нужная вам функция живёт только в тарифе подороже. Сравнивать стоит сумму за год.

Как провести пробный период

Большинство CRM дают бесплатно попробовать одну-две недели. Чтобы пробный период не прошёл впустую:

1. Заведите 10–20 реальных клиентов, с которыми работаете сейчас.
2. Подключите форму на сайт и отправьте тестовую заявку.
3. Попросите двух сотрудников поработать в CRM хотя бы три дня.
4. В конце посмотрите на главную страницу: видно ли, кто что сделал и что просрочено.
5. Вернитесь к проблемам из первого пункта. Стало ли лучше?

Если на эти шаги ушло больше времени, чем вы ожидали, — система, скорее всего, сложнее, чем нужно вашей компании.

Простая CRM или большая платформа

Малому бизнесу обычно хватает простой CRM. Если через год команда вырастет и понадобятся сложные автоматизации, выгруженных клиентов можно будет перенести в более мощную систему.

Чтобы сравнить на практике, откройте демо-кабинет Витамин CRM: там уже есть заявки и договоры небольшой компании. Сравните с теми системами, что вы смотрели, на одних и тех же задачах. Тарифы — от 490 ₽ в месяц для одного сотрудника и 1 099 ₽ для команды до пяти человек, первые 14 дней бесплатно.