Интеграция CRM с сайтом: заявки с сайта сразу в CRM

Чаще всего теряются заявки с сайта. Письмо с формы приходит в общий ящик, и его читает тот, кто первым открыл почту. Дальше всё держится на памяти этого человека. Однажды он заболеет, клиент прождёт ответа неделю и уйдёт к тем, кто перезвонил через пять минут.

Если связать сайт с CRM, заявка с формы сразу превращается в карточку клиента. Она лежит в общем списке с датой и источником, и пропустить её трудно.

Что даёт связка сайта и CRM

Главное — заявки перестают пропадать. Всё, что отправлено через форму, оказывается в списке новых обращений, даже если почту в тот день никто не открывал.

Второе — скорость. Менеджер видит заявку в CRM в ту же секунду, когда клиент нажал «Отправить». Человек, который оставил заявку на трёх сайтах, обычно выбирает тех, кто позвонил первым.

Третье заметно не сразу. У заявки с сайта стоит источник «С моего сайта», и через месяц в статистике видно, сколько договоров дал сайт. Если лендингов несколько, у каждого можно сделать свою форму со своим источником. Бывает, что дорогой лендинг собирает заявки, а договоры приносит обычная страница «Контакты».

И мелочь, которая экономит нервы: имя и телефон никто не перепечатывает из письма в таблицу. Значит, нет и ошибок в номерах.

Три способа подключить сайт

Готовая форма заявки

Самый простой способ, если сайт сделан на конструкторе или на любом движке, куда можно вставить кусок HTML-кода. В CRM создаётся форма, система выдаёт код, его вставляют на страницу. В форме уже есть нужные поля и галочка согласия на обработку персональных данных.

В Витамин CRM это раздел «Моя компания → Формы для сайта». У каждой формы выбирается источник: можно сделать одну форму для главной страницы и другую для рекламного лендинга. Программист для этого не нужен, хватит доступа к редактору сайта.

Вебхук для Тильды

На Тильде формы уже есть, поэтому код вставлять не нужно. В настройках формы Тильды указывается адрес вебхука из CRM, и каждая отправленная заявка уходит туда. Поля имени и телефона подхватываются автоматически.

Проверить связку легко: отправьте тестовую заявку с сайта и откройте список новых обращений в CRM. Если заявка там появилась, всё работает.

API

Если сайт написан на заказ или заявки приходят из сервиса, которого нет в списке интеграций, используется API. Разработчик сайта отправляет заявку запросом с токеном компании и номером источника. Токен лежит в разделе «Моя компания → API».

Без программиста тут не обойтись. Зато так можно подключить что угодно, хоть калькулятор стоимости ремонта на сайте.

Как устроена заявка с сайта внутри CRM

Заявка попадает в CRM с этапом «Новое обращение». Ответственного у неё пока нет, поэтому она видна всем, кто разбирает входящие. Менеджер берёт её в работу, и с этого момента клиент закреплён за ним.

Заявки с сайта в общем списке, с источником «С моего сайта».

Дальше с ней работают как с любой другой заявкой. Источник при этом сохраняется навсегда. Если сделка закрылась через два месяца, договор всё равно засчитается сайту.

Что проверить после подключения

Форма работает, но этого мало. Нужно ещё убедиться, что заявки с неё разбирают.

1. Отправьте тестовую заявку с каждой формы на сайте. Особенно с тех, что спрятаны во всплывающих окнах и на старых лендингах.
2. Договоритесь, кто разбирает новые обращения и как быстро. Пятнадцать минут в рабочее время — хорошая цель для малого бизнеса.
3. Через неделю посмотрите, сколько заявок с сайта дошло до этапа «В работе». Если меньше, чем пришло, кто-то пропускает список новых обращений.
4. Удалите со старых страниц формы, которые отправляли заявки на почту. Иначе часть клиентов продолжит теряться.

Частые вопросы

Что делать со спамом?

Форма ограничивает частоту отправки с одного адреса, поэтому массовый спам не пройдёт. Случайные мусорные заявки менеджер переводит в отказ, на статистику по нормальным заявкам они почти не влияют.

Можно ли подключить несколько сайтов?

Да. Создайте по форме на каждый сайт и выберите у каждой свой источник. В отчётах будет видно, какой сайт работает лучше.

Заявка пришла, а клиент написал телефон с ошибкой

Такое бывает и с почтой, и с CRM. Помогает обязательное поле телефона в форме и быстрый ответ: человек, которому перезвонили через пять минут, ещё у телефона и может уточнить номер в мессенджере.

Нужен ли платный тариф для интеграции?

В Витамин CRM интеграции с сайтом входят во все тарифы, доплачивать за них не нужно.